Lohn oder Dividende?
Inhaber von Aktiengesellschaften oder GmbHs, die sich den Gewinn ihres Unternehmens als Dividende auszahlen, müssen ihn gleich zweimal versteuern: Auf den Gewinn fallen Ertragssteuern an und auf der Dividende Einkommenssteuern. Trotz der privilegierten Besteuerung, die seit Anfang 2009 gilt, herrscht immer noch Unsicherheit über das optimale Mittel zwischen Lohn oder Dividende.
Das Gesetz sagt, dass Dividenden, Liquidationsüberschüsse und geldwerte Leistungen aus Kapitalgesellschaften bei der direkten Bundessteuer reduziert besteuert werden, falls der Gesellschafter eine Beteiligungsquote von mindestens 10 Prozent hält. Ist die Beteiligung im Privatvermögen, werden Dividenden zu 60 Prozent besteuert. Stellt die Beteiligung Geschäftsvermögen dar, sind Dividenden zu 50 Prozent steuerbar.
Vordergründig spricht die reduzierte Steuerbelastung dafür, den Lohn zu kürzen und die Dividende zu erhöhen. Somit lassen sich auf der einen Seite Sozialversicherungsabgaben und auf der anderen Seite Einkommenssteuern sparen. Diese Betrachtung fasst aber zu kurz, denn neben der Steuerbelastung ist folgendes zu beachten.
- Vorsorge und Risikoabsicherung: Der tatsächlich abgerechnete Jahreslohn ist die Grundlage für Versicherungsleistungen wie AHV, BVG, UVG und KTG. Reduziert sich der Jahreslohn, reduziert sich auch die Versicherungsbasis. Dadurch wird im Invaliditäts- und Todesfall weniger ausbezahlt und führt beim BVG zu einem tieferen Alterskapital. Zusätzlich wird es schwieriger, steuerbegünstigte Einkäufe ins BVG zu leisten.
- Vermögenssteuerwert: Reduziert sich der Lohn des Geschäftsführers zugunsten einer höheren Dividende, vergrössert sich der Gewinn der Gesellschaft und es wird mehr Vermögenssteuern fällig. Der Vermögenssteuerwert ermittelt sich aus Substanz- und Ertragswert, wobei der Ertragswert mehrfach gewertet wird. Der meistens tiefere Kapitalisierungssatz resultiert dann in höheren Unternehmenswerten, die schlussendlich beim Unternehmer privat der Vermögenssteuer unterliegen.
- Nicht mitarbeitende Aktionäre und Gesellschafter: Nicht in der Firma mitarbeitende Aktionäre und Gesellschafter profitieren von einer Dividendenerhöhung zulasten des Geschäftsführerlohnes einseitig, ohne eine Mehrleistung erbringen zu müssen. Da sich die Steuerbelastung zwischen Lohn und Dividende nur um ein paar Prozente unterscheidet, wäre so der geschäftsführende Hauptaktionär meistens schlechter gestellt.
- Aufrechnungen durch die Ausgleichskasse: Die Ausgleichskassen qualifizieren übersetzte Dividenden, die zulasten von Geschäftsführern ausgeschüttet wurden, um und unterstellen sie der AHV-Beitragspflicht. Eine solche Umqualifikation hat zur Folge, dass die zusätzlichen Lohnkosten bei den direkten Steuern nicht mehr geltend gemacht werden können.
Empfehlung: Der Lohn des als Geschäftsführer arbeitenden Inhabers sollte nach Marktkriterien bestimmt werden. Im Hinblick auf einen Verkauf, die Nachfolgeregelung oder die Aufnahme von Partnern ist darauf zu achten, dass das Unternehmen nicht mit einbehaltenen Bilanzgewinnen belastet wird. Eine individuelle Beratung ist in jedem Fall anzuraten.
Verträge zwischen der Gesellschaft und ihrem Vertreter
Ein In-sich-Geschäft bezeichnet eine Vereinbarung, bei welcher die eine Vertragspartei bzw. deren Vertreter identisch ist mit der anderen Vertragspartei bzw. deren Vertreter. Also zum Beispiel wenn der Geschäftsführer und der Verwaltungsrat eine Person sind. Man spricht in diesen Fällen auch von Selbstkontrahieren oder Doppelvertretung. Es ergibt sich von selbst, dass in derartigen Situationen Interessenkonflikte entstehen. Sie betreffen sowohl die Aktiengesellschaft als auch die GmbH und Genossenschaften und müssen zwingend schriftlich abgeschlossen werden. Typische Fälle von In-sich-Geschäften sind:
- Arbeitsverträge mit Allein- oder Mehrheitsaktionären
- Dienstleistungen und Warenverkäufe an den Aktionär
- Honorarvereinbarungen mit den Verwaltungsräten
- Kontokorrent- und Darlehensverträge zwischen der Gesellschaft und einem Aktionär
- Mietverträge für Liegenschaften im Eigentum des Aktionärs
Vereinbarte Leistungen sind am besten mit Marktpreisen oder anhand objektiver Beurteilungskriterien festzusetzen. Empfehlenswert ist die vorgängige oder nachträgliche Genehmigung des Geschäfts durch ein über- bzw. nebengeordnetes Organ.
Leistungen der Gesellschaft an den Aktionär unter 1'000 Franken müssen nicht schriftlich geregelt sein.
Bei Missachtung der Formvorschriften ist ein Vertrag nichtig, das heisst, er ist nie zustande gekommen. Entsteht auf Grund eines solchen Geschäftsfalls dem Unternehmen einen Schaden, so riskiert der Verwaltungsrat eine Verantwortlichkeitsklage.
Wie vorgehen, wenn ein Mitarbeiter einen dubiosen Registereintrag unterschrieben hat?
Oft versuchen suspekte Unternehmen, eine Gebühr für die Registrierung oder die Änderung eines Registereintrags bei Firmen zu erzwingen. Mit Tricks bringen sie Mitarbeitende oder sogar den Geschäftsführer dazu, Verlängerungen für Einträge oder Verträge zu unterschreiben, die nichts mit dem Handelsregister oder anderen amtlichen Einträgen zu tun haben.
Dabei lohnt es sich, folgende Vorsichtsmassnahmen zu beherzigen:
- Mitarbeitende sollen informiert werden, dass unaufgeforderte Offerten und Rechnungen von unbekannten Unternehmen sofort dem Geschäftsführer übermittelt werden sollen. Er kann dann entscheiden, ob sie gleich vernichtet werden.
- Wer feststellt, dass doch aus Versehen eine solche Offerte unterschrieben wurde, sollte den Vertrag mit einem eingeschriebenen Brief anfechten. Darin teilt man dem Anbieter mit, dass man durch das Formular getäuscht wurde und der Vertrag deshalb angefochten wird. Damit ist der Vertrag ungültig.
- Oder falls ein Mitarbeiter unterschrieben hat, der keine Unterschriftsberechtigung hat, pocht man darauf, dass kein Vertrag zustande gekommen ist.
- Erhält man trotz Einspruchs Post von einem Inkassobüro mit einer Forderung, so ist das Inkasounternehmen ebenfalls mit einem eingeschriebenem Brief zu informieren, dass der Vertrag wegen absichtlicher Täuschung beziehungsweise Grundlagenirrtum angefochten wurde. Somit ist der Vertrag ungültig und die Rechnung hinfällig. Die Rechnung darf nicht bezahlt werden. Sollte danach ein Zahlungsbefehl eintreffen, ist spätestens innerhalb von zehn Tagen Rechtsvorschlag zu erheben. Durch den Rechtsvorschlag wird die Betreibung gestoppt. Der Beweis, dass die Forderung berechtigt ist, obliegt der dubiosen Gesellschaft. In der Regel wird diese mangels Erfolgschancen auf weitere rechtliche Schritte verzichten.
Lohnsummenabstimmung wichtig
Bei vielen Unternehmen ist der Personalaufwand eine der grössten Positionen in der Erfolgsrechnung. Dabei kann eine fehlerhafte Deklaration und Abrechnung von Sozialversicherungen erhebliche finanzielle Risiken bergen. Einerseits aufgrund der Wesentlichkeit der Beträge und andererseits aufgrund des Umstandes, dass Arbeitgeberkontrollen/AHV-Revisionen nur ca. alle 5 Jahre stattfinden. So können sich mögliche Differenzen oder Fehler über mehrere Jahre summieren.
Als einfache aber effektive Kontrolle bietet sich die Lohnsummenabstimmung an. Bei der Lohnsummenabstimmung werden die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung mit der AHV-Abrechnung und/oder bereits mit der Lohnsummenmeldung abgestimmt. Eventuelle nicht über die Lohnbuchhaltung erfasste oder falsch erfasste Auszahlungen an das Personal können so erkannt werden.
Die Revisoren, die Arbeitgeberkontrollen für die AHV durchführen, verlangen eine entsprechende Lohnsummenabstimmung. Die Lohnsummenabstimmung muss bereits vor der Arbeitgeberkontrolle vorliegen.
Empfehlenswert ist es, diese Lohnsummenabstimmung jährlich bei der Erstellung der AHV-Lohndeklarationen durchzuführen und mit den Lohnunterlagen zu archivieren.
Arbeitszeitkontrolle als Pflicht?
Beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden bleiben in der Endabrechnung in vielen Fällen Ferien- und Überstundenguthaben übrig. Um bei allfälligen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen Klarheit zu schaffen, sollte der Unternehmer die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden aus eigenem wirtschaftlichen Interesse erfassen. Dadurch hat er eine Kontrolle, ob die vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten werden. Zudem lassen sich bei der Lohnabrechnung Ende Monat zeitraubende und unangenehme Diskussionen vermeiden. Aufgrund des Arbeitsgesetzes muss der Arbeitgeber die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit belegen können. Als Folge des gesetzlichen Gesundheitsschutzes geht die Verordnung noch weiter. Aus den Unterlagen müssen auch die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr hervorgehen.
Taggeld-Formulierungen in den Arbeitsverträgen prüfen
Die Schadenminderungspflicht in den Krankentaggeld-Versicherungen beinhaltet oft, dass Personen, die nicht mehr in den Betrieb eingegliedert werden können, sich innert drei Monaten Arbeit in einem anderen Erwerbszweig suchen müssen.
Darum ist es wichtig, dass in den Arbeitsverträgen nicht steht, dass der Mitarbeitende z.B. während 730 Tagen zu 80% des AHV-Lohns versichert ist. Stattdessen sollte formuliert sein, dass die Tagesgelder im Rahmen der gültigen Versicherungsbedingungen entrichtet werden.